Workflow Cedolini e Certificati Unici
Il nostro cliente Valle Fiorita ci ha richiesto una soluzione che gli permettesse di:
- Automatizzare completamente la distribuzione e la condivisione dei documenti HR.
- Offrire al personale e ai dipendenti interfacce e spazi di lavoro personalizzati in base al loro ruolo.
- Inviare notifiche automatiche ai dipendenti via e-mail con un link sicuro per accedere ai propri documenti.
- Rendere tutti i documenti facilmente ricercabili e consultabili sia dal personale HR che dai dipendenti, all’interno dei rispettivi fascicoli elettronici.
La soluzione di digitalizzazione ideata da Genesys Software per Valle Fiorita si basa sulla piattaforma ARXivar, scelta per la sua capacità di automatizzare e centralizzare i processi chiave della gestione documentale HR. Il progetto è stato pensato per trasformare un flusso di lavoro manuale in un sistema digitale efficiente e sicuro, capace di accompagnare la crescita dell’azienda.
Il workflow si attiva automaticamente a seguito dell’archiviazione su ARXivar dei profili relativi ai Cedolini Paga e alle Certificazioni Uniche.
L’obiettivo principale del workflow è:
- l’invio di una notifica e-mail personalizzata a ciascun dipendente, contenente come allegato il proprio Cedolino o la propria Certificazione Unica e, come corpo dell’e-mail, un testo informativo;
- la fascicolazione automatica dei Cedolini e delle Certificazioni Uniche per ciascun dipendente in cartelle dedicate, personalizzate e facilmente accessibili dagli utenti stessi, ma la cui visualizzazione e il cui accesso sono consentiti esclusivamente a utenti predefiniti.
Per raggiungere i risultati sopra descritti, il processo utilizza i dati presenti all’interno di ARXivar eseguendo tre tipi di controlli: due di sistema e uno di sintassi, volti rispettivamente a garantire che nessun workflow si concluda senza aver portato a termine il proprio compito e a ridurre al minimo la possibilità di mancata comunicazione e-mail.
Qualora vengano rilevate anomalie, incongruenze o mancanze di dati, il workflow genera automaticamente un task attenzionale indirizzato agli operatori responsabili. Questo task funge da avviso formale, consentendo una rapida presa in carico della problematica e la successiva correzione dei dati.
Il processo appena descritto è stato ideato dalla Gensys Software per soddisfare le esigenze specifiche del cliente, esigenze che nel caso in oggetto erano relative ai documenti dei Cedolini Paga e dei Certificati Unici. Ci teniamo qui a precisare però che lo stesso processo è replicabile per qualsiasi altro documento gestito dall’area HR della tua azienda e ti invitiamo a contattarci per qualsiasi richiesta.
